Quanti drink servono per un evento? Andiamo a fare una stima REALE.

In effetti, tante volte ci troviamo a pensare ma quanti drink servono per un evento? C’è chi dice 2, chi 3, chi 2.5 per le donne 3.5 per gli uomini e chi calcola a naso in base alle bottiglie che ha in magazzino.

Per un approccio corretto, è importante andare ad imparare a leggere fattori chiave di ogni evento, quali tipologia, durata, tipologia e stile.

Abbiamo scritto questa piccola guida per un approccio realistico e pratico, che ti permetterà di avere una maggior stima dei consumi.

Questo piccolo articolo ti aiuterà anche a ridurre gli sprechi ed al tempo stesso il rischio di rimanere senza cocktail verso la fine dell’evento.

Perché è così importante stimare correttamente?

Sottostimare i consumi porta a problemi enormi durante un servizio bar, quali:

• Bar vuoto troppo presto – reputazione
• Ospiti insoddisfatti – reputazione/recensioni negative
• Stress organizzativo – insostenibile a lungo termine per te e l’azienda

Sovrastimare può sembrare meglio, ma nasconde anch’esso delle insidie, quali:

• Budget sprecato – riduzione dei margini, rischio di collasso sul lungo termine
• Materiale inutilizzato – problemi inventariali quali magazzino troppo pieno
• Gestione inefficiente – scarsa ottimizzazione = sviluppo aziendale lento/inesistente

Questi sono i principali motivi per i quali un servizio professionale lavora sempre su stime ragionate, evitando i numeri casuali.

Quanti drink servono per un evento, dipende molto da quanti ospiti sono presenti

Infatti, un errore chiave è semplicemente moltiplicare il numero di ospiti per il numero di drink, portandoci inevitabilmente nell’eccessiva semplificazione.

Quando pensiamo agli ospiti, pensiamo a delle specifiche:

• Quanti bevono? – Basiamoci sul numero di analcolici e parlando con il cliente
• Età media – Chiediamo al cliente o ad intuizione (i.e. lauree e diciottesimi)
• Tipologia di pubblico – Parlando con il cliente cerchiamo di capire il mood della festa
• Momento della giornata – Aperitivo, piscina, after-dinner, questo influisce molto sui consumi

Non tutti bevono allo stesso modo e non tutti consumano alcolici, per questo è importante andare a capire in quali eventi dobbiamo farci molto carico ed in quali possiamo andare più tranquilli.

La durata dell’evento

Ci sono ovviamente vari tipi di Open Bar, nei quali dobbiamo prendere diverse considerazioni, facciamo degli esempi standard sulle durate:

• Eventi brevi (2-3 ore) – Consumo concentrato ed immediato, alto carico ma tendenza a poche consumazioni
• Eventi di media durata (4-5 ore) – Consumo distribuito e maggiore rispetto al breve
• Lunghi eventi (6+ ore) – Consumo simile all’evento di media durata, ma più variabile e con probabilità di picchi

Ricordiamo che più l’evento è lungo più ci troviamo davanti al dover gestire i picchi con astuzia, non tanto sulla quantità, ma sul controllo costante delle nostre risorse.

Oltre che sull’ottimizzazione del servizio.

Quanti drink servono per un evento? – Dipende dalla tipologia

Ci sono alcune regole non scritte che possono servirci da punto di partenza quando andiamo a valutare il consumo medio.

Questo non significa che siano da utilizzare, come detto nel primo punto, come leva  per una moltiplicazione, ma che sono semplicemente indicativi su ciò che è la media per questo tipo di evento.

• Matrimonio – Dai 3 ai 5 drink a persona
• Festa privata/compleanno – 3/4 drink a persona
• Evento aziendale – 2/3 drink a persona
• Open Bar notturno – Dai 5+, dobbiamo stare belli larghi in questi casi

Queste sono ottime basi di partenza per chi si trova  per la prima volta a gestire un evento, è capitato anche a noi di arrivare quasi a secco.

Possiamo correggere la volta dopo, l’importante è riuscire a gestire al meglio le nostre risorse, queste medie possono essere d’aiuto quando non sappiamo da che parte girarci.

Tipologia di cocktail

Anche il tipo di cocktail che serviamo andrà ad influire indirettamente sul numero di prodotti che andremo a servire nell’arco di un evento.

Infatti, cocktail leggeri avranno consumo più alto, mentre gli analcolici un consumo più lento.

I cocktail complessi, per eventi che hanno struttura importante come servizio in vetro e decorazioni dettagliate, andranno ad avere tempi di bevuta più lunghi.

Un menù semplice avrà un flusso più rapido, aumentando di conseguenza le consumazioni.

L’importanza del ghiaccio

Un fattore molto critico che frega davvero tante persone quando si occupano di organizzare un evento di open bar è il ghiaccio, infatti, il ghiaccio, non solo è complicato da calcolare, ma ogni minuto che passa, diminuisce!

Inoltre, senza ghiaccio, nessun cocktail riesce a reggere in questi eventi, perché fondamentale per la ricetta e la qualità del prodotto.

Senza ghiaccio il servizio, si congela (eheh) e perdiamo sia velocità, che qualità, che reputazione.

Un calcolo ottimale? 180g per drink e poi arrotonda per eccesso, non dirlo a nessuno!

Il margine di sicurezza su quanti drink servono per un evento, è la chiave

Non possiamo pensare di arrivare calcolando tutto al millimetro, perché i millimetri non esistono in questi lavoro.

L’abbondanza è ciò che ci salva, a patto che non sia eccessiva, come abbiamo ben visto prima.

Un margine realistico ti evita di andare in emergenza, di gestire eventuali imprevisti e di garantire la continuità del servizio.

Meglio un piccolo surplus che un Open Bar bloccato, noi cerchiamo di lavorare con un 20% costante di margine.

Perché affidarsi ad un professionista?

Avete visto prima la nostra piccola guida per gestire da soli il proprio Open Bar, che è veramente ottima qualora vogliate fare qualcosa di casalingo, mentre non vi è interessata se siete professionisti, ovviamente nell’ultimo caso potete saltare questo paragrafo.

Tuttavia, un servizio professionale vi offre dei vantaggi che il casalingo non può darvi:

• Analisi dell’evento
• Stima reale dei consumi (fatta con esperienza)
• Adattamento del menù al contesto
• Gestione del ritmo e dei flussi
• Ottimizzazione di materiali e costi

Non dovrai fare calcoli ed andare in giro a recuperare cose, ma potrai semplicemente goderti il tuo evento privato.

Conclusione

Capire quanti drink servono per un evento non è un gran complicato, basta attenzione e capacità di riconoscere il contesto, una cosa viene richiesta però – smettere di andare a sentimento.

Ogni evento ha la sua particolarità, con un approccio realistico possiamo evitare sprechi e garantire un servizio impeccabile.

Se hai bisogno di un Open Bar o di un Barman per darti supporto nei tuoi eventi, clicca questo link, saremo felici di ricevere un messaggio od una prenotazione da parte tua!