Come posso scegliere l’open bar quando organizzo il mio evento privato?

Organizzare un Open Bar sembra una cosa semplice, ma non lo è.

Infatti è uno dei servizi meglio visti in matrimoni ed in generale nelle feste private, perché si rende protagonista di un’atmosfera che da un tocco in più, una piccola aggiunta che può davvero creare qualcosa di magico.

C’è anche tuttavia il rovescio della medaglia, cioè la scelta di un Open Bar che non è in linea con il nostro gusto, stile o semplicemente che non è della qualità che ci aspettavamo, questo può renderlo una spesa inutile, formata da cocktails annacquati, una coda di persone inattesa interminabile od un consumo fuori controllo che porta ad una festa che diventa un circo.

La verità però è che questo è ben gestibile, basta stare attenti a questi cinque comuni errori che dobbiamo evitare di commettere quando organizziamo/scegliamo il nostro Open Bar.

• Una scelta basata SOLO sul prezzo.

Per quanto stabilire un budget realistico ed accessibile sia molto importante, non dobbiamo andare a ripararci soltanto dietro all’etichetta di prezzo che leggiamo nel preventivo o sul sito web dell’organizzatore di eventi, spesso infatti un prezzo eccessivamente economico nasconde delle insidie, come prodotti di scarsa qualità, pochi barman su molti ospiti, zero personalizzazione, attrezzature minime.

Per quanto sia normale che in certi contesti ci sia soltanto un piccolo bancone ed un barman (spesso lavoro in singolo con un bancone da un metro e 10), bisogna anche valutare, se organizziamo feste più grandi, di comunicare con l’organizzatore, chiedendo quanti barman ci saranno e facendo qualche domanda in più per orientarci sulla sua tipologia di servizio.

Come abbiamo detto prima, dobbiamo evitare code chilometriche ed un servizio non in linea con quello che cerchiamo.

• Non verificare il preventivo

Un altro punto importante su come scegliere l’Open Bar è l’attenta lettura del preventivo e non abbiamo paura di fare domande, un servizio di eventistica formato per Open Bar è più che disponibile a rispondere alle domande, anche se dovessero essere molte o sembrare scontate. Il nostro ruolo di cliente impone che abbiamo curiosità e che vogliamo il meglio dal nostro evento.

Assicurati cosa c’è incluso nel preventivo ed informati quanto possibile sul servizio che include.

Per esempio noi abbiamo un bartender, un bancone da un metro e 10 e lavoriamo con servizio in plastica, il resto può essere aggiunto già in fase di prenotazione, rendendo il servizio trasparente sul fatto che non utilizziamo vetro come standard e che non abbiamo grandi strutture fatiscenti perché siamo appunto una piccola realtà, che punta sulla personalizzazione del servizio.

• Sottovalutare il numero di ospiti

Fra le grandi regole su come scegliere l’open bar senza sprecare soldi è porre una buona attenzione al numero di ospiti, infatti, con l’eventista ci si accorda sul numero di ospiti prima dell’evento.

Tendenzialmente questo non viene cambiato dopo, si fa fede al preventivo, salvo che ci sia un accordo comune e chiaro (scritto), ma è comunque molto raro, perché ci si deve organizzare prima per creare un evento di qualità.

Se il servizio è calibrato per 50 e hai 80 ospiti, capisci bene che le cose finiranno e che il servizio andrà male e, questa volta, non è di certo colpa di chi ha organizzato l’Open Bar.

Mentre se pensiamo siano in 80 ma ne abbiamo 40, andremo a spendere il doppio rispetto a quello che è l’effettivo costo del servizio, ed ancora una volta, non a colpa dell’azienda che offre il servizio.

Quindi, calcola bene il numero di ospiti dell’evento prima di contattare per un preventivo, non serve essere clinici, ma una buona un’idea precisa permette un servizio snello e dal costo giusto!

• Non considerare la proposta

Viaggiare con la fantasia è sempre bello, ma assicurati di lavorare in sinergia con chi organizza l’Open Bar per garantire una selezione di cocktail che sia fattibile e che soddisfi i tuoi ospiti.

Quasi tutti ormai offrono un menù personalizzato anche con cocktail dedicati all’evento.

Quando parliamo di come scegliere l’Open Bar per la propria festa privata o matrimonio, è molto importante considerare tutti questi fattori.

Organizzarsi al meglio per evitare sprechi, gestire le proprie finanze ed offrire una fantastica esperienza ai tuoi ospiti ruota attorno a questi standard che abbiamo menzionato insieme:

• Esperienza
• Chiarezza nei costi
• Buona reputazione
• Proposta in linea con l’evento
• Comunicazione efficace

Queste sono le componenti fondamentali di un ottimo servizio di Open Bar, che vi garantirà un evento degno di nota e perfetto per le vostre esigenze.

Il nostro servizio Open Bar ha il grande obiettivo di soddisfare tutti i propri ospiti, con un servizio personalizzato e senza fronzoli, ma in grado di colpire al cuore di ogni ospite con il suo servizio personale ed autentico.

Se vuoi scoprire di più su di noi e sul nostro servizio di Open Bar, clicca questo link.

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